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Manager une équipe en télétravail

by Irtaza Hussain
Ecrit le: 2020/05/04


Dans le passé, il était facile de gérer une équipe d'employés qui ne travaillaient pas à des milliers de kilomètres de chez soi. Aujourd'hui, les entreprises adoptent la tendance à l'éloignement en employant des travailleurs qualifiés aux quatre coins du monde. Naturellement, le manager est responsable non seulement de la gestion de l'équipe d'employés, mais aussi de la formation, de l'encouragement et du soutien de cette équipe. Cette responsabilité n'est pas toujours aussi simple. C'est pourquoi nous allons discuter ici des défis potentiels de la gestion d'une équipe à distance et de la manière de surmonter ces obstacles.

 

Le télétravail 


Une équipe à distance est un groupe de travailleurs plus ou moins expérimentés qui peuvent appartenir à des fuseaux horaires différents, qui ont des compétences et des valeurs différentes et qui travaillent tous ensemble dans un seul but. Chacun des travailleurs travaille à partir d'un endroit spécifique et opère dans le temps et l'espace. Il existe une distinction importante entre les employés qui travaillent à l'intérieur du bureau et ceux qui ne sont pas liés à un bâtiment particulier.

 

Obstacles à la gestion d'une équipe distante


La supervision d'une équipe à distance présente de nombreuses difficultés qui ont été énumérées ci-dessous :

Manque de communication


Une communication excellente, est l'un des ingrédients essentiels à la gestion d'une équipe à distance. Il est essentiel de bénéficier de la contribution de tous les travailleurs et d'être au courant de l'avancement des tâches sur lesquelles ils ont travaillé. Cependant, lorsque l’équipe est éparpillée dans le monde, cela représente un grand challenge. Les différents fuseaux horaires font que les employés reçoivent parfois des messages hors heure de travail, ce qui affecte négativement leurs performances. Aussi, il peut y avoir des incompréhensions par rapport aux tâches à effectuer, et le collaborateur peut parfois manquer de la vision globale du projet. 

Solution :

Le courrier électronique seul est insuffisant. Les télé-travailleurs profitent maintenant de nouveaux outils, comme par exemple la vidéoconférence, qui donne aux membres un nombre important de signaux visibles qu'ils auraient au cas où ils seraient en collaboration avec un autre membre. Les discussion vidéos contribuent à réduire le sentiment de déconnexion entre les groupes. De même, la vidéo est particulièrement utile pour les discussions plus délicates, car elle donne l'impression d'être plus proche de l’équipe que les e-mails ou les appels téléphoniques.

Tant que vous pouvez adopter un système de communication varié (écrit, audio ou vidéo), vos travailleurs à distance ne se sentiront pas isolés. N’hésitez pas à faire des petits points réguliers avec vos collaborateurs par téléphone, afin de vous assurer que tout va bien et qu’ils ont bien compris les instructions. 

 

Incapacité à suivre les progrès du collaborateur


Comme il est difficile d'examiner dans quelle mesure et à quel rythme votre employé accomplit ses tâches, il n'est pas si facile de suivre les progrès de votre employé, surtout lorsqu'il travaille à des milliers de kilomètres de chez vous. Vous ne pouvez pas savoir si votre employé est en sous-régime sans comprendre ses capacités et ce manque de visibilité et de contrôle peut conduire à une mauvaise gestion. Voir pire, à du micro-management !

Solution :

Diverses mesures doivent être prises pour vous assurer de la productivité de vos employés. Ces mesures peuvent inclure la création de tâches qui définissent la quantité de travail à accomplir par jour. En outre, il convient de définir clairement les rôles et les responsabilités pour chaque tâche, et de discuter avec les travailleurs des objectifs spécifiques d'un projet afin de les responsabiliser. Plus important encore, les progrès des travailleurs à distance devraient être suivis selon les mêmes critères que ceux qui s'appliquent aux employés de bureau. Il existe de nos jours des outils de management de projet efficaces, afin de travailler de façon synchronisée. Chez Falcon Consulting, nous utilisons Freedcamp, qui correspond pleinement à nos attentes. 

 

Cultiver la culture d'entreprise


Cultiver la bonne culture d'entreprise est une tâche exigeante.  Il s'agit d'embaucher les bons employés, d'adopter un bon mode de communication et de diffuser cette culture dans l'ensemble de l'entreprise. Dans un bureau, la culture d'entreprise est déjà façonnée, ce qui n'est pas le cas des équipes à distance où il faut développer une culture professionnelle et de travail en concentrant les efforts. Il faut garder à l'esprit que cette culture doit refléter l'objectif et les valeurs de votre équipe.

Solution :

La création d'une telle culture nécessite un plan soigneusement structuré dans lequel le responsable fera connaître ses règles et règlements aux travailleurs, ainsi que les attentes qu'ils devront satisfaire. Aussi, le plan doit également aborder les modes d'interaction entre le directeur et le travailleur ainsi que d'autres politiques de l'entreprise

 

Différence culturelle


Comme ce système de travail est mondial, les différents employés ont des valeurs, des limites et une attitude différentes vis-à-vis de leur travail. Gérer des personnes de différents groupes ethniques et embrasser la diversité culturelle est un projet compliqué car elles ont des éthiques, des comportements et des attentes différentes en matière de travail. Parfois, les managers ne comprennent pas ou n'apprécient pas les origines culturelles de leurs employés, ce qui entraîne des conflits qui menacent l'unité de l'équipe. 

Solution :

Les managers devraient acquérir une connaissance adéquate du contexte culturel de leur travailleur et des valeurs qui y sont associées et devraient travailler avec eux en conséquence. Ils devraient être ouverts aux retours d'information et aux critiques constructives et promouvoir un état d'esprit d'acceptation des différences et de respect de tous les aspects culturels.

 

Obtenir la confiance de l'équipe


Il existe parfois une méfiance mutuelle entre le salarié et l'entreprise. Alors que les dirigeants soulignent que les managers ne rempliront pas leurs fonctions avec autant d'ardeur ou de productivité, l'employé s'inquiète de savoir s'il sera payé à temps. De plus, les nombreux employés se débattent avec un accès réduit à l'aide administrative et à la correspondance. Parfois, les travailleurs ont l'impression que les directeurs éloignés sont retirés de leurs besoins et, de ce fait, ne sont ni stables ni accommodants dans l'accomplissement de leur travail.

Solution :

  • La transparence permet de développer une confiance entre les employés et le directeur. La transparence doit être appliquée en précisant :
  • Les attentes par rapport aux tâches allouées;
  • Calendrier des paies
  • Heures de travail
  • Transmission régulière d’informations stratégiques liés à l’entreprise

Aussi, les questions inattendues concernant le projet doivent recevoir une réponse rapide et les travailleurs doivent recevoir toute forme d'aide.

Comme nous pouvons le constater, la gestion d'une équipe à distance présente de nombreux défis. Cependant, ces problèmes peuvent être facilement résolus en prenant des mesures appropriées et opportunes. N’hésitez pas à les mettre en place, sachant que le travaille à distance deviendra probablement une pratique courante dans les années à venir. 

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